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ASSISTANT(E) DE GESTION / ASSISTANT(E) DE DIRECTION

HBAAT travaille sur des projets publics comme privés mariant des programmes culturels variés, très souvent liés à des contextes patrimoniaux. L’atelier est composé d’une équipe de 8 architectes aux profils variés, provenant de différents horizons et formant une équipe soudée pour laquelle l’échange d’idées et de concepts est primordial. Votre intérêt pour l’architecture serait un vrai plus. Vous travaillerez en collaboration avec les 2 architectes co-gérants et serez un vrai support à l’équipe. Vous serez formé par la responsable administrative et financière et deviendrez progressivement autonome sur votre poste. Description du poste : • Candidatures – Appels d’offre : Le dossier de candidature est le premier lien entre un architecte et un maître d'ouvrage potentiel. Cette étape est donc décisive et au cœur du développement de l’agence. Missions : solliciter les bureaux d’études et/ou les consultants, collecter les dossiers, compiler les documents administratifs, réaliser les documents complémentaires et notamment : - les références : mise en valeur, mise en page, créativité en adéquation avec la charte graphique de l’agence - les notes méthodologiques : travail de synthèse, notices Missions annexes : veille des annonces, recherche de partenaires, prise de contact pour la constitution des équipes, établissement et suivi des dossiers de candidature et offre en France et à l’international. • Gestion / secrétariat : Accueil téléphonique, courrier, mise à jour de la base de données des contacts, gestion des fournitures, organisation des déplacements professionnels… • Comptabilité et gestion financière : Suivi et établissement des notes d’honoraires, calcul et établissement des actualisations et des révisions des marchés, tableau de bord du suivi de la facturation des honoraires et prévisionnel, gestion de la facturation clients, cotraitants, fournisseurs, déclaration MAF, gestion comptable courante de l'agence (saisie comptable, déclaration de TVA, écritures de bilan) en lien avec le comptable • Communication : Gestion du book avec l’équipe, interlocuteur privilégié pour le suivi des prestataires. • Assistanat technique : Suivi administratif des projets (OS, formulaires officiels type d’exécution des marchés publics…). Suivi financier (Situations des entreprises, avenants, calcul de révisions, DGD…). Veille sur les réglementations des marchés publics. Dématérialisation des situations sur Chorus Pro. • Ressources humaines : Suivi des horaires, absences, congés. Préparation des éléments de paie pour transmission au cabinet externalisé. Constitution des demandes d’affiliation à la mutuelle entreprise. Suivi des visites médicales. Votre profil Vous êtes titulaire d’un Bac +2 minimum (administratif, gestion, comptabilité, communication) et/ou d’une expérience de 2 ans minimum en agence d'architecture, ou similaire dans des domaines BTP comme l’ingénierie, le bâtiment, ou marchés publics. Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et d’un logiciel comptable + Suite Adobe (InDesign) ou capacité à se former. Vos qualités Rigueur, organisation, sens du contact et de l’accueil, esprit de synthèse, goût pour le travail en équipe, réactivité et curiosité. Disponibilité, sens de l’engagement et des responsabilités. Rémunération : à débattre selon expérience Poste à pourvoir immédiatement. Prière d’adresser lettre de motivation, CV par courriel à contact@hbaat.fr
CDI
IMMEDIATE
INDETERMINEE
HART BERTELOOT ATELIER ARCHITECTURE TERRITOIRE
435 RUE LEON GAMBETTA
0320607076